Vedtekter

Vikinger i Vestfold ble stiftet 07.06.2018

§ 1 Formål

Vikinger i Vestfold er en paraplyorganisasjon for frivillige lag og foreninger som driver med vikingrelaterte aktiviteter.

Vikinger i Vestfold skal:

  • Jobbe for økt samarbeid mellom medlemsforeningene
  • Jobbe for kompetanseheving innenfor organisasjonsarbeid og foreningsdrift
  • Legge til rette for at det kan dannes interessegrupper på tvers av medlemsforeningene
  • Legge til rette for felles kursvirksomhet for medlemsforeningene
  • Legge til rette for en felles organisert formidlingsvirksomhet rettet mot turisme og næringsliv
  • Legge til rette for felles prosjekter knyttet til kunnskapsinnhenting eller formidling av temaer fra vikingtid
  • Være lobbyistorganisasjon overfor kommune, fylke, region og stat i saker av felles interesse

Foreningen kan drive forretningsmessig virksomhet knyttet til formidlings- og kursvirksomhet. 

§ 2 Organisatorisk tilknytning

Vikinger i Vestfold er en paraplyorganisasjon som er registrert i Frivillighetsregisteret og som har andre medlemsorganisasjoner registrert under seg. 

Organisasjonen har ingen kontingent.

§ 3 Medlemmer

Frivillige lag og foreninger som er registrert i Vestfold, og har hovedtyngden av medlemsmassen der, samt driver med aktiviteter knyttet til vikingtid og vikingtidsformidling kan søke om medlemskap. 

Styret godkjenner nye medlemmer.
Følgende krav stilles til søkerforeningene:

  • Foreningen må være åpen for alle, men det kan forekomme medlemstak eller opptakskrav
  • Foreningen må ha en formålsparagraf som fremhever kunnskapsøkning og formidling av aktiviteter, teoretisk kunnskap, praktisk kunnskap og ferdigheter knyttet til temaer fra yngre jernalder (vikingtid)
  • Foreningen må være ideell og uten politisk eller religiøs tilknytning
  • Foreningen bør være registrert i Frivillighetsregisteret

§ 4 Stemmerett og valgbarhet

Alle medlemsorganisasjonene har stemmerett på årsmøtet, og har mulighet til å foreslå kandidater som er valgbare til tillitsverv i paraplyorganisasjonen. 

Stemmerett fordeles etter antall medlemmer i foreningen slik at foreninger med fler enn 50 medlemmer, har 2 stemmer, mens foreninger med 50 eller færre medlemmer har 1 stemme

§ 5 Tillitsvalgtes godtgjørelse

Tillitsvalgte kan motta rimelig honorar for sitt arbeid samt refusjon for faktiske utgifter, inkludert tapt arbeidsfortjeneste. Utgifter til godtgjørelser og refusjon for faktiske utgifter skal fremgå av budsjett og regnskap. Retningslinjer utarbeides av styret.

§ 6 Årsmøte

Årsmøtet er Vikinger i Vestfolds høyeste myndighet. Årsmøtet holdes hvert år innen utgangen av mars, og innkalles av styret med 1 måneds varsel med skriftlig melding til medlemmene. Forslag som skal behandles på årsmøtet skal være sendt til styret senest 2 uker før årsmøtet. Fullstendig saksliste må være tilgjengelig for medlemmene senest 1 uke før årsmøtet.

Alle medlemsforeninger har adgang til årsmøtet, med det antall personer som har stemmerett fra hver forening.

Årsmøtet er vedtaksført med det antall stemmer som møter. Ingen har mer enn en stemme, og stemmegivning kan ikke skje ved fullmakt. Med mindre annet er bestemt skal et vedtak for å være gyldig være truffet med alminnelig flertall av de avgitte stemmene. Blanke stemmer skal anses som ikke avgitt.

Årsmøtet skal behandle følgende saker:

  1. Godkjenning av innkalling 
  2. Valg av ordstyrer og referent 
  3. Styrets beretning og regnskap i revidert stand
  4. Innkomne forslag 
  5. Forslag til arbeidsplan og budsjett
  6. Valg av styreleder 
  7. Valg av øvrige styremedlemmer 
  8. Eventuelt valg av personer til undergrupper
  9. Valg av valgkomite 
  10. Valg av revisor 
  11. Vedtektsendringer 

§ 7 Ekstraordinære årsmøter

Ekstraordinære årsmøter holdes når styret bestemmer det, eller minst en tredjedel av de stemmeberettigede medlemmene krever det.

Møteinnkallelse og vedtak skjer etter samme regler som for ordinære årsmøter

§ 8 Styret

Vikinger i Vestfold ledes av styret som er høyeste myndighet mellom årsmøtene. Styremedlemmer og leder velges for to år av gangen. To styremedlemmer, varamedlem og leder velges det ene året, og to styremedlemmer og ett varamedlem velges det andre året, for å sikre kontinuitet i styret. 

Styret består av:
Styreleder
4 styremedlemmer
2 vara

Styret skal:

  1. Iverksette årsmøtets bestemmelser
  2. Oppnevne etter behov komiteer/utvalg/personer for spesielle oppgaver og utarbeide instruks for disse
  3. Gi redegjørelse for gruppenes aktiviteter gjennom årsberetningen
  4. Administrere og føre nødvendig kontroll med Vikinger i Vestfolds økonomi og eiendeler i henhold til de til enhver tid gjeldende instrukser og bestemmelser
  5. Representere Vikinger i Vestfold utad
  6. Søke midler som skal gå til kursvirksomhet eller annen virksomhet som kommer medlemsforeningene til gode
  7. Arbeide for å kunne påvirke planarbeid og satsinger innenfor det offentlige når det gjelder temaer knyttet til vikingtid
  8. Bestemme fordelingsnøkler mellom medlemsforeningene når det gjelder deltagelse, fakturering eller honorering for formidlingsoppdrag, kursvirksomhet eller annen virksomhet

Leder innkaller til styremøter ved behov. Beslutninger fattes med alminnelig flertall. Vedtak fattes med flertall av de avgitte stemmene.

Styrets leder og et av styremedlemmene har i fellesskap signaturfullmakt.

§ 9 Undergrupper

Vikinger i Vestfold kan opprette egne undergrupper. Disse kan ledes av oppnevnte tillitspersoner, som kan rekrutteres fra hele medlemsmassen i medlemsorganisasjonene. Vikinger i Vestfolds styre bestemmer opprettelsen av undergrupper, og hvordan disse skal organiseres og ledes. Styret har plikt overfor årsmøtet til å rapportere om aktivitet i de ulike undergruppene.

For undergruppenes økonomiske forpliktelser hefter hele Vikinger i Vestfold, og undergruppene kan ikke inngå avtaler eller representere Vikinger i Vestfold utad uten styrets godkjennelse.

Eksempler på undergrupper som kan dannes er håndverksgrupper og studiegrupper

§ 10 Vedtektsendringer

Endringer i disse vedtekter kan bare foretas på ordinært eller ekstraordinært årsmøte etter å ha vært på sakslisten, og det kreves to tredjedels flertall av de avgitte stemmene.

§ 11 Oppløsning (§ 11 kan ikke endres.)

Oppløsning av Vikinger i Vestfold kan bare behandles på ordinært årsmøte. Blir oppløsning vedtatt med minst to tredjedels flertall, innkalles ekstraordinært årsmøte tre måneder senere. For at oppløsning skal skje må vedtaket her gjentas med to tredjedels flertall.

Eventuelle verdier/eiendeler vil bli overført medlemmene i hht stemmeregler gjengitt i §4